PROCEDURA COMPETITIVA
„SERVICII ORGANIZARE WORKSHOP”
cod CPV 79951000-5 servicii de organizare de seminarii
RASPUNS LA SOLICITARE DE CLARIFICARI
Referitor la prevederile Documentatiei pentru ofertanti, intocmita pentru derularea procedurii competitive de „SERVICII ORGANIZARE WORKSHOP”, cod CPV 79951000-5, servicii de organizare de seminarii, un operator economic a solicitat clarificari cu privire la:
Intrebarea 1: Am prestat pana in prezent servicii de organizare de evenimente pentru terti.Insa am organizat intr-o mare masura si propriile evenimente de dezvoltare profesionala dedicate coordonatorilor de compartimente din companii.Acestea din urma conteaza in aprecierea capabilitatilor noastre de a presta serviciile solicitate de dvs. ?
Raspuns la intrebarea 1: Potrivit cerintelor pct. V.4.1 „Informatii privind capacitatea tehnica” din Documentatia pentru ofertanti Achizitorul solicita prezentarea de catre ofertanti a Listei privncipalelor contracte similare prestate in ultimii 3 ani, formular standardizat, prezentat in sectiunea III Formulare – Formularul 6. Din continutul acestui formular rezulta ce tip de infromatii trebuie sa prezinte ofertantul pentru a proba experienta similara. De asemenea, in documentatie se precizeaza expres faptul ca se completeaza fise distincte pentru fiecare contract in parte, care vor fi confirmate, la cererea Comisiei de evaluare, prin prezentarea contractului respectiv. Intrucat in organizarea „propriilor evenimente de dezvoltare profesionala” nu au fost incheiate contracte similare celui ce urmeaza a fi atribuit, aceste evenimente nu pot fi luate in considerare in demonstrarea experientei similare, asa cum s-a cereut de catre Achizitor prin Documentatia pentru ofertanti.
Intrebarea 2: Se precizeaza la pct. VI.5 ca oferta financiara are caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului, pe toata durata de valabilitate stabilita.
– In cazul in care apar variatii fata de componente initiale ale ofertei care nu tin de de Prestator – diferente in numarul de participanti, eventuale amanari, schimbare de locatie – dar care pot influenta negativ costurile prestarii serviciilor, exista vreo procedura de reconsiderare a costurilor de organizare?
– Eventualele despagubiri de achitat de catre Achizitor trebuie sa fie prevazute clar / suna/ procent? – in contracte? Sau se accepta estimarea acestor despagubiri de la caz la caz, pe baza unui raport + acte doveditoare?
Raspuns la intrebarea 2: Potrivit cerintelor pct. VI.5 din Documentia pentru ofertanti oferta financiara are caracter ferm si obligatoriu din punct de vedere al continutului, pe toata durata de valabilitate stabilita. De asemenea, la pct. VIII.1 se precizeaza faptul ca nu este permisa ajustarea pretului contractului, fapt mentionat si in proiectul de contract de servicii prevazut in Sectiunea IV a Documentatiei pentru ofertanti.
In caietul de sarcini se precizeaza faptul ca Achizitorul va despagubi Prestatorul numai pentru evenimentele anulate cu cel mult 5 zile inainte de data confirmata de catre Achizitor anterior demararii organizarii evenimentului. Despagubirile vor fi acordate in limita prejudiciului creat, prejudiciu ce trebuie demonstrat de catre Prestator.
Intrebarea 3: Tot referitor la pct. VI.5: oferta financiara o comunicam per total proiect sau per total workshop sau per participant?
Raspuns la intrebarea 3: Modul de prezentare a propunerii financiare este detaliat la pct. VI.5) din Sectiunea I – Fisa de date din Documentatia pentru ofertanti. Potrivit documentatiei mentionate, se va completa Formularul de propunere financiara (Formularul 5 si anexa cuprinzand Centralizatorul de preturi). In caz de neprezentare, nu va fi permisa completarea ulterioara a acestuia (eventuala neprezentare va avea ca efect descalificarea ofertantului). Valoarea mentionata in Formularul de oferta va fi exprimata in cifre si litere.
Intrebarea 4: Referitor la accesul la call center: este vorba de existenta call center la locatia fiecarui workhop sau de un call center pentru servicii de client service pe care Prestatorul sa le presteze pe toata derularea contractului.
Raspuns la intrebarea 4: Potrivit cerintelor Caietului de sarcini, Workshop-urile se vor organiza intr-o locatie cu urmatoarele cerinte minime: (…) printre care si acces la un call center pentru distribuirea informatiilor.
Intrebarea 5: In sectiunea II CAIETUL DE SARCINI, pct. 4 Specificatii tehnice, se precizeaza ca inscrierea participantilor la cursuri si asigurarea secretariatului cursului se asigura de catre Achizitor. In contextul acestor precizari, ca rugam sa ne detaliati urmatoarele:
– call centerul este destinat exclusiv oferirii de informatii?
– Cum se procedeaza in cazul in care exista clienti care apeleaza call centerul si solicita inscrierea la eveniment?
Raspuns la intrebarea 5: Call centerul este destinat pentru distribuirea informatiilor. In situatia in care exista clienti care apeleaza call centerul si solicita inscrierea la eveniment vor fi redirectionati catre reprezentatii Achizitorului implicati in organizarea workshopului, pentru obligatiile ce ii revin acestuia potrivit precizarilor din caietul de sarcini.
Intrebarea 6: Referitor la locatiile propuse pentru organizarea workshopurilor, avand in vedere:
– dorinta noastra de a optimiza costurile in beneficiul dvs.
– Preocuparea noastra de a asigura accesibilitate maxima participantilor si invitatilor lla workshop
este posibil sa cunoastem din timp intentiile Achizitorului in ceea ce priveste cazarea participantilor, pentru a putea contracta sala/Sali adecvate fie in aceeasi cladire fie in apropiere?
Raspuns la intrebarea 6: Potrivit cerintelor caietului de sarcini Achizitorul va confirma Prestatorului data fiecarui eveniment, cu cel putin 15 zile inainte de prima zi a fiecarui workshop. De asemenea, Prestatorul va prezenta Achizitorului minim 2 optiuni privind locatia in care se vor desfasura fiecare workshop, optiuni care sa corespunda standardelor de calitate si confort cerute de specificul workshop-urilor, urmand ca Achizitorul sa aleaga oferta adecvata. Alegerea locatiei dintre cele doua optiuni se va face de catre Achizitor dupa atribuirea contractului.
Intrucat la data lansarii procedurii nu se cunoaste locatia de cazare a participantilor, aceasta urmand a fi stabilita printr-o alta procedura de achizitie, nu pot fi furnizate alte informatii suplimentare.
Intrebarea 7: Salile pot fi si in alte locatii decat hoteluri?
Raspuns la intrebarea 7: Salile pot fi si in alte locatii decat hoteluri, insa acestea trebuie sa corespunda standardelor de calitate si confort cerute de specificul workshop-urilor, solicitate prin caietul de sarcini.
Intrebarea 8: Care este durata in ore/zi a workshopurilor?
Raspuns la intrebarea 8: Programul de utilizare a salii de conferinta este in intervalul orar 09.00 – 17.00, pentru cele doua zile de desfasurare ale fiecarui workshop.
